Den Firmenwagen zu Hause an der Wallbox laden: Mehr zur Abrechnung mit dem Arbeitgeber
Vor einem Jahrzehnt noch die Ausnahme, heute schon Normalität: Die E-Mobilität hat in Deutschland erfolgreich den Durchbruch geschafft – was umso mehr für Dienstwagen gilt. Laut einer KfW-Studie war bereits im Jahr 2023 jeder siebte Dienstwagen ein E-Auto, seither dürfte die Zahl dieser nur noch gestiegen sein. Gleichermaßen haben laut einer weiteren Studie bereits etwa 80 % der E-Auto-Besitzer mit Eigenheim eine eigene Wallbox. Da stellt sich automatisch die Frage, wie die Abrechnung beim Aufladen des Dienstwagens gegenüber dem Arbeitgeber funktioniert.
Der gesetzliche Rahmen: Dienstwagen zuhause zu laden ist selbstverständlich möglich
Natürlich fordern weder Deutschlands Politiker noch Unternehmen eine Aufladung unmittelbar am Unternehmensstandort ein. Der Dienstwagen, der sowieso zu Hause geparkt wird, kann also auch da mit einer eigenen Wallbox aufgeladen werden. Trotzdem gibt es signifikante Unterschiede und wichtige Details, die Arbeitnehmer vorab kennen und konsequent berücksichtigen sollten.
An erster Stelle ist dafür ein Vergleich notwendig: Wird der Dienstwagen am Arbeitsplatz geladen, ist das laut dem § 3 Nr. 46 EStG immer steuerfrei möglich, sofern der Arbeitgeber den Strom entweder verbilligt oder einfach unentgeltlich bereitstellt. Arbeitnehmern entstehen so also keine steuerlichen Mehrkosten.
Beim Laden zu Hause gelten andere Rahmenbedingungen, hier greift nun der § 3 Nr. 50 EStG. Selbiger räumt eine Erstattung der Stromkosten ein, die dem Arbeitnehmer für das Aufladen des Dienstwagens entstanden sind. Auch das ist logisch: Wird der Wagen an der heimischen Wallbox mit Energie „betankt“, zeigt sich das unweigerlich auf der Stromabrechnung des Arbeitnehmers. Es muss beziehungsweise sollte also ein Ausgleich stattfinden, damit Arbeitnehmer durch den E-Dienstwagen keine Mehrkosten entstehen.
Welche Abrechnungs-möglichkeiten räumt der Gesetzgeber ein?
Die gute Nachricht vorweg: Der Gesetzgeber greift hierfür auf Pauschalen zurück, die generell als durchaus arbeitnehmerfreundlich gelten. Außerdem sorgt das für eine vereinfachte Abrechnung und damit weniger Mehraufwand im Vergleich zu einer exakten Abrechnung über Kilowattstunden. Sofern das gewünscht ist, wäre es qua Gesetz aber nicht verboten – wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber es ganz exakt wissen möchten, steht zumindest der Gesetzgeber also nicht im Weg.
Möglichkeit 1: Es werden feste Monatspauschalen genutzt
Sofern keine detaillierte Aufstellung gewünscht oder benötigt ist, kann das Aufladen des Firmenwagens per Monatspauschale abgerechnet werden. Die nachfolgenden Pauschalen sind zum aktuellen Stand bis zum 31. Dezember 2030 gültig, spätere Anpassungen sind aber nicht auszuschließen – allen voran mit Hinblick auf die kommende neue Bundesregierung.
Der Gesetzgeber differenziert hinsichtlich seiner zwei Pauschallösungen in Bezugnahme auf weitere optionale Lademöglichkeiten. Das bedeutet für Arbeitnehmer konkret: Sofern das Unternehmen am Arbeitsplatz eine Lademöglichkeit bereitstellt, wird die Aufladung per Wallbox zu Hause geringer vergütet als, wenn keine Lademöglichkeit am Unternehmen besteht. Außerdem findet eine Unterteilung entsprechend dem Antrieb des Firmenwagens statt.
Zur besseren Orientierung können Sie die folgende Übersicht nutzen:
Wenn keine Lademöglichkeit beim Arbeitgeber existiert, dann:
- wird eine Pauschale von 70 Euro monatlich für Elektrofahrzeuge
- und 35 Euro mtl. für Hybrid-Fahrzeuge gewährt
Wenn der Arbeitgeber aber eine Lademöglichkeit anbietet, reduzieren sich beide Pauschalen:
- 30 Euro monatlich für Elektrofahrzeugen
- 15 Euro mtl. bei Hybridelektrofahrzeugen
Mit welcher Wallbox das Fahrzeug geladen wird, ist indes völlig unerheblich – sofern sie dem gesetzlichen Rahmen entspricht. Eigenheimbesitzer und Arbeitnehmer bleiben in der Wahl ihrer Lademöglichkeit und technischen Lösung also frei.
Möglichkeit 2: Es wird präzise nach dem tatsächlichen Verbrauch abgerechnet
Die eben dargelegten Pauschalen bieten aufgrund ihrer einfachen Handhabung eine sehr unkomplizierte und zeitsparende Abrechnungsmöglichkeit. Trotzdem ermöglicht der Gesetzgeber Arbeitnehmern ebenso, die exakte Strommenge zu erfassen und in der Folge diese auf die Kilowattstunde genau abrechnen zu lassen.
Ein Höchstmaß an Präzision ist dann aber unweigerlich notwendig. Für Arbeitnehmer bedeutet das konkret:
- die Wallbox muss in der Lage sein den Stromverbrauch zu dokumentieren
- Arbeitgeber müssen den Stromtarif der Arbeitnehmer kennen, sowohl was Grund- als auch Arbeitspreis anbelangt
- alle Verbrauchsdaten sind aufzubewahren und müssen auf Nachfrage dem zuständigen Finanzamt vorgelegt werden können
Der Verbrauchsnachweis bei dieser Abrechnung muss immer präzise sein, wahlweise muss die Wallbox den Verbrauch also dauerhaft aufzeichnen können oder sie muss an einen separaten externen Zähler angeschlossen werden. Die Erstattung der tatsächlich verursachten Stromkosten erfolgt anschließend in Form eines steuerfreien Auslagenersatzes.
Best Practices: Das sollten Arbeitnehmer und Arbeitgeber noch beachten
Der Großteil der Arbeitnehmer und Arbeitgeber entscheidet sich in der Praxis für die Nutzung der Pauschalen. Diese sind typischerweise so ausgelegt, dass selbst bei einer sehr regelmäßigen Nutzung des Firmenwagens kein signifikanter monetärer Verlust für Arbeitnehmer oder Arbeitgeber entsteht.
Das auch deshalb, weil die Dokumentationspflichten bei einer tatsächlichen Abrechnung über den Verbrauch relativ weitgreifend sind. Wie bereits zuvor angedeutet, entfällt die Dokumentationspflicht auf den Arbeitnehmer. Dieser muss den tatsächlichen Verbrauch jederzeit sowohl gegenüber seinem Arbeitgeber als auch gegenüber dem Finanzamt nachweisen können.
Ein weiterer Tipp: Es empfiehlt sich dringend, die Art der Abrechnung nicht nur mündlich zu vereinbaren, sondern zugleich schriftlich festzuhalten. Hierfür genügt ein formloses Dokument, das die folgenden Angaben enthält:
- Benennung von Arbeitnehmer und Arbeitgeber
- Angabe der Abrechnung (pauschal oder verbrauchspräzise)
- Gültigkeit und Dauer der Vereinbarung
Ebenso sollten die technischen Spezifikationen in dieser Vereinbarung Erwähnung finden. Dabei geht es allen voran darum, welche Wallbox genau genutzt wird. Sollte diese zwischenzeitlich ausgetauscht werden (müssen), wäre der Arbeitgeber also zu informieren, um die Vereinbarung im Gegenzug anzupassen.
Gibt es bei der heimischen Wallbox etwas zu beachten?
Prinzipiell dürfen Arbeitnehmer jede gesetzeskonforme Wallbox zum Aufladen des Dienstwagens nutzen. Gegebenenfalls ist aber vorher mit dem Arbeitgeber zu klären, ob dieser bestimmte Präferenzen hat. Etwas komplexer wird es, wenn eben nicht die pauschale, sondern die verbrauchsspezifische Abrechnung genutzt wird. Die Wallbox muss dann nämlich so konstruiert sein, dass sie tatsächlich eine verlässliche Verbrauchserfassung zulässt. In diesem Fall greifen sowohl der EU-Standard „Measuring Instruments Directive (MID)“ als auch die deutsche Umsetzung davon, das „Mess- und Eichrecht“.
Daraus, gepaart mit den weiteren Anforderungen für eine präzise Abrechnung des Stromverbrauchs, ergeben sich die folgenden Notwendigkeiten:
- Die Wallbox muss eichrechtskonform sein und den Grundsätzen des EU-Standards sowie deutschen Mess- und Eichrechts entsprechen. Es muss ein Zugangsschutz für die Wallbox installiert sein, zum Beispiel in Form eines einzigartigen RFID-Chips.
- Die Wallbox muss internetfähig sein, um Verbrauchsdaten an den Arbeitgeber zu übertragen.
Sind diese Punkte gegeben, steht mit einer entsprechenden Wallbox auch der exakten Abrechnung des Verbrauchs nichts im Weg. Bei der genutzten Pauschallösung sind diese Vorgaben hingegen unerheblich.
